- 2012-01-02 (月) 17:43
- 英語
遠方の人への連絡手段として、手紙よりもE-mail(メール)の方が主流となった現代。特にビジネスの場においては、メールを頻繁に使用する機会があることでしょう。
英語のメールでは、手紙よりもリラックスした文体が好まれる傾向にあります。友達同士や同僚などとのメールでは、かしこまりすぎずにリラックスした文体でも全く失礼にあたりません。しかし、ビジネスの場において、上司や得意先とのメールはきちんとTPOをわきまえた文体でメールを送るようにしましょう。
メールを出す際に必要な項目は、以下の通りです。
・宛先
メールアドレス。
・件名
本文を要約したような、わかりやすい完結な文章で書きましょう。
・受取人名
・頭語
企業宛…Ladies and Gentlemen
Dear Madam/Sir
個人宛…Dear Mr. ○○
Dear Ms. ○○
Dear ○○
・前文
簡単な挨拶など
・本文
長くなりすぎないように注意。できるだけ用件のみをわかりやすく書くようにしましょう。
・末文
補足や謝辞なども簡単に書きます。
・結語
日本語でいえば、「敬具」等の意味。
正式な結語…Yours truly
Yours very truly
Respectfully,
Respectfully yours
など
準正式な結語…Sincerely
Cordially
など
・差出人名
署名。会社住所や電話番号なども添えると親切です。
以上が基本的な形式になります。
英語のメールにも日本語のメールにも共通することですが、本文はわかりやすく簡潔に書くことが鉄則です。特に英語でメールを書くときには日本語での書き方とは少し違うコツがありますので、英語メールの書き方を意識するようにしましょう。
英語メールでは、まずは「結論から書く」ことから始まります。日本人のメールの書き方として、本文の中に結論、感想、意見などが区別なく並べられてしまう傾向に陥りやすいため、書き出しには注意が必要でしょう。
次に、「事実のみを簡潔に」書きます。自分の感想などを交えず、相手も自分も客観的な立場で読めるような内容にします。
そして最後は「相手への依頼」でまとめます。ここでは、自分の意見なども交えながら、相手に何をしてほしいのかということで締めくくりましょう。返信が必要なのか、もし必要だったら何日までに欲しいのかなど、わかりやすく書くようにしましょう。
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